Enfoque basado en fases o enfoque big bang a la hora de migrar a SAP S/4HANA

Enfoque de migración basado en fases

El enfoque basado en fases implica migrar a S/4HANA en varias etapas u olas. Cada fase se centra en migrar un conjunto específico de funciones o unidades de negocio, lo que permite una transición gradual al nuevo sistema.

Las principales ventajas son minimizar las interrupciones y mejorar el control y la gestión del proceso de migración. También permite poner a prueba y validar cada fase antes de pasar a la siguiente.

La mayor desventaja de este método es el plazo más largo necesario para la migración completa. Esto significa que también se tarda más en obtener beneficios y puede aumentar los costos totales del proyecto. Pero también hay otros riesgos.

¿Cuáles son los otros riesgos del enfoque basado en fases?

• Datos incoherentes e interrupciones operativas
  Si diferentes partes de tu empresa dependen de sistemas interdependientes, puedes tener problemas al intentar conectarlos.
  
  
• Saturación del cambio
  Hemos mencionado que una migración puede durar hasta 18 meses. Imagínate a tu plantilla enfrentándose a cambios continuos durante ese periodo. La saturación del cambio puede afectar a la productividad y a la moral de los trabajadores, dificultando la adopción por parte de los usuarios.
  
  
• Transición incompleta
  Si las fases no se ejecutan correctamente o si determinadas partes de la empresa se oponen a la migración, el riesgo de una transición incompleta es mayor con este planteamiento.

Enfoque de migración big bang

El enfoque big bang implica una migración completa y simultánea de todas las funcionalidades y unidades de negocio a S/4HANA. Este enfoque busca minimizar el plazo total de migración y desplegar rápidamente las ventajas del nuevo sistema. Requiere una amplia planificación y preparación para garantizar una transición fluida y minimizar la interrupción de las operaciones empresariales.

Lo positivo es que todo el tiempo de inactividad se produce a la vez, en lugar de sucesivos periodos de inactividad en distintos sistemas durante un largo periodo de tiempo. Además, puede resultar más fácil hacer grandes cambios en la infraestructura de TI cuando todos los sistemas se cambian a la vez, lo que permite dar un salto adelante en la modernización. 

Sin embargo, el enfoque big bang puede ser más arriesgado, ya que cualquier problema o desafío que surja durante la migración puede tener un impacto significativo en toda la organización.

¿Cuáles son los otros riesgos del enfoque big bang?

• Alta interrupción inicial en tus operaciones diarias
  A medida que toda tu organización realice la transición simultáneamente, aumentarán los tiempos de inactividad, los problemas de migración de datos y las posibles interrupciones de algunas de tus funciones empresariales críticas.
  
  
• Los fallos durante la migración tendrán un impacto inmediato y generalizado
  Tendrás que hacer pruebas y disponer de un plan de contingencia para reducir el riesgo en este punto cuando traslades toda la organización a SAP S/4HANA a la vez.
  
  
• Retos de adopción por parte de los usuarios
  Como todos los empleados de tu empresa tienen que adaptarse al nuevo sistema al mismo tiempo, la adopción por parte de los usuarios puede verse afectada. Esto será aún más frecuente si no dispones de estrategias de capacitación y gestión del cambio.

¿Qué método de migración a S/4HANA es el mejor para tu empresa?

Ya has leído que ambos enfoques tienen sus ventajas y sus inconvenientes. Para poder elegir entre ellos, hay que tener en cuenta varios factores, como el tamaño, la complejidad, la ubicación, los recursos y la tolerancia al riesgo de la organización. En definitiva, el método elegido debe alinearse con los objetivos y prioridades de tu organización para la migración.

Empresas que podrían beneficiarse de un enfoque basado en fases:

• Las grandes empresas con actividades complejas pueden utilizar este enfoque para migrar diferentes unidades de negocio o regiones a la vez. Esto les permitirá gestionar la complejidad y adaptarse a requisitos únicos.
  
  
• Las industrias que están altamente reguladas, como la sanitaria o la financiera, están sujetas a un estricto cumplimiento de las normas. Un enfoque basado en fases permite a las empresas centrarse en garantizar el cumplimiento en un área antes de ampliarlo a otras.
  
  
• Las empresas globales que operan en distintos países y zonas horarias pueden dividir sus migraciones por regiones geográficas. Esto minimiza las posibles interrupciones y facilita el soporte en el sitio durante la transición.
  
  
• Las empresas con recursos limitados en términos de TI, personal y presupuesto pueden utilizar el enfoque basado en fases para repartir la carga de trabajo y los costos a lo largo de varias fases.

Ejemplo de migración basada en fases

Cuando el gigante europeo de la energía E.ON Group se dispuso a migrar, no sólo quería migrar sistemas, sino también pasar de un sistema local a la nube S/4HANA. En un plazo de tres años, SNP migró con éxito más de 150 empresas de E.ON, de un total de 550 que deberán migrarse de aquí a 2027.

El uso del enfoque basado en fases apoyó la optimización continua del tratamiento para garantizar el máximo nivel de estandarización en todo el proceso.

Empresas que podrían beneficiarse de un enfoque big bang:

• Las startups y las nuevas empresas que tienen pocos sistemas heredados pueden establecer un sistema ERP moderno sin la complejidad de las migraciones por fases.
  
  
• Las pequeñas y medianas empresas (PYME) suelen tener entornos de TI y procesos empresariales menos complejos. Pueden llevar a cabo la migración rápidamente, minimizando el tiempo de inactividad y la necesidad de una amplia gestión de proyectos.
  
  
• Las organizaciones con alta tolerancia al riesgo están más dispuestas a aceptar la interrupción inicial para obtener rápidamente los beneficios de SAP S/4HANA. Dan prioridad a los beneficios a largo plazo frente a los inconvenientes a corto plazo.
  
  
• Las industrias con fluctuaciones estacionales del negocio, como el comercio minorista o la hostelería, pueden ejecutar una migración big bang durante sus periodos de menor actividad. Esto ayuda a reducir el impacto en las horas punta de generación de ingresos.

Ejemplo de migración big bang

Un gran ejemplo de una migración big bang es Coop, una de las mayores empresas minoristas y mayoristas de Suiza. El requisito de SNP era migrar ambos de sus sistemas: uno minorista (CCR) y otro de comercio (CTC). Estos dos sistemas heredados llevaban funcionando una media de 16 años, y el 50 % de las ventas se procesaban a través de ellos. Ambos sistemas debían migrarse simultáneamente, y el enfoque de Near-Zero Downtime era crucial para su gran sistema CCR. El reto: ¡los dos sistemas tenían que estar en funcionamiento en 18 horas!

¿Puedes utilizar un enfoque híbrido?

Combinar ambos enfoques durante una implementación de S/4HANA puede ser una forma estratégica de equilibrar el riesgo y la velocidad. Pero tienes que elegir los componentes adecuados de tu empresa para cada método.

Por ejemplo, una empresa de fabricación global podría empezar con una migración basada en fases para sus filiales en regiones menos críticas. Normalmente, las operaciones empresariales en ese contexto pueden tolerar un proceso de migración más largo. De este modo, la organización puede afinar el proceso de migración y, gradualmente, identificar y abordar los problemas.

Para sus principales centros de producción y su sede central, la empresa podría entonces aplicar el enfoque big bang, que garantiza una interrupción mínima de las operaciones críticas y puede acelerar la obtención de beneficios para sus funciones empresariales básicas.

Así pues, si te interesa un método híbrido, tienes que evaluar y planificar cuidadosamente las estrategias de migración para alinearlas con la estructura, los objetivos y las limitaciones de tu empresa de forma eficaz.

Pero, ¿qué más puedes hacer para aumentar tus posibilidades de éxito en la migración?

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