Carve-out: Factores de éxito para la separación de los sistemas de TI

Aumentan los carve-outs

Según los expertos, está creciendo sobre todo el mercado de los carve-outs. Pero, ¿cómo puede escindirse una unidad de negocio de una organización existente? ¿Y cómo puede hacerse de la forma más rápida y segura posible? Presentamos los factores de éxito más importantes para la separación de los sistemas de TI.

Las empresas vuelven a optar con más frecuencia por escindir, separar o vender unidades de negocio individuales. Algunas se están separando de las unidades de negocio para centrarse en el verdadero negocio principal, invertir el capital fresco en otra parte o, en vista de la pandemia, mantener su propia liquidez. Otras están separando las subsidiarias individuales de su sistema ERP SAP central porque quieren adaptar mejor los procesos empresariales a los mercados locales.

Los carve-outs pueden ser difíciles

Independientemente de los motivos, un carve-out es un proyecto desafiante. Hay que saber gestionar cambios organizativos y de procesos de gran alcance. También desde el punto de vista de las TI, escindir una parte de una empresa de una organización existente puede ser todo un desafío.

“Los plazos para las actividades operativas de las TI corporativas en las operaciones de fusión y adquisición son cortos debido a los acuerdos de confidencialidad durante la preparación de la operación, y cada vez son más cortos”, afirma Frank Hüther, Vice President of Services Central Europe de SNP. “No es raro que la salida a bolsa de dos nuevas empresas ya se haya decidido y anunciado, mientras que los talleres para crear el concepto de migración ni siquiera se han programado todavía”.

Con los siguientes consejos, podrás completar el proyecto de transformación de forma segura y a tiempo:

Carve-out: Conocer y seguir las normas

A la hora de realizar un carve-out de unidades corporativas, la atención se centra no sólo en la reestructuración de los sistemas existentes, sino también en los datos, ya que las TI constituyen la columna vertebral de casi todas las actividades empresariales. Los responsables de la toma de decisiones se preguntan qué datos deben o pueden migrarse, y qué datos históricos deben archivarse. Durante la planificación e implementación del proyecto, hay que seguir unas cuantas directrices. Es esencial tener en cuenta estas normas durante la selección y migración de datos para que las operaciones empresariales en curso se desarrollen sin problemas y se cumplan los requisitos legales y los plazos. De lo contrario, existe el riesgo de sanciones altas.

Implicar a TI desde el principio e intensificar la alineación con el negocio

Aunque la decisión de hacer un carve-out es asunto de la dirección, el departamento de TI debe participar en el proyecto de reorganización en una fase temprana. Al fin y al cabo, los expertos en TI asumen una función clave en el carve-out de una unidad de negocio y deben participar como muy tarde en el desarrollo de la estrategia de transformación para poder dar forma activa al procedimiento.

“En la práctica, a menudo el departamento de TI sólo participa tras la firma del contrato, como parte del acuerdo de transición de servicios (TSA)”, dice Hüther. “A continuación, debe garantizar la transferencia de la infraestructura de TI y, en particular, de los sistemas y datos a la TI corporativa existente en un plazo muy breve”.

Además, se ha demostrado que los proyectos de carve-out se completan con más éxito cuando el equipo de TI mantiene un estrecho intercambio con los departamentos empresariales. Cuanto más fuerte sea la alineación entre la actividad empresarial y la TI, más flexible será la implementación de los cambios necesarios en la arquitectura de TI y, por tanto, se evitarán las “pérdidas por fricción”.

Confiar la gestión del proyecto a empleados con experiencia

En un proyecto de carve-out, siempre es importante vigilar el tiempo, la complejidad y el presupuesto. Por ello, los responsables de la toma de decisiones deban poner la gestión del proyecto en manos de empleados que, además de experiencia en TI y gestión de proyectos, tengan conocimientos sobre los desafíos especiales de los proyectos de transformación. A menudo es aconsejable liberar a los gerentes de proyecto de otras tareas para que puedan centrarse en la planificación de la fase de preparación, así como en la duración programada del proyecto. Al mismo tiempo, hay que coordinar a los empleados de distintas áreas de la empresa para que actúen como proveedores de datos en el proceso de división y colaboren en flujos de trabajo con plazos fijos. Una de las tareas de la gestión de proyectos es también informar a toda la plantilla de forma transparente y continua sobre el estado del proyecto desde el momento en que se anuncia el carve-out y reducir así las posibles resistencias.

Contar con asesoramiento externo

Es frecuente subestimar los costos asociados a un proyecto de separación. En muchos casos, sólo se pone de manifiesto en medio del proyecto que las mayores necesidades de recursos no pueden cubrirse internamente. El grado de los cambios técnicos necesarios también suele juzgarse mal de antemano. “Aquí es donde las empresas necesitan el apoyo rápido y competente de un socio con experiencia como SNP”, dice Hüther.

A la hora de elegir, es esencial asegurarse de que el proveedor está especializado en carve-outs: El socio ideal tiene una amplia experiencia en las áreas de migración de datos, gestión de cambios, SAP y consultoría de proyectos, y utiliza una metodología innovadora y una solución de TI que permite prever y planificar con precisión todo el proyecto.

Elegir bien el software y la metodología de transformación

La elección de la plataforma de transformación que va a permitir la migración de datos resulta ser un factor clave del éxito de todo el proyecto. “La solución de TI debe dar soporte desde el inicio de un proyecto de fusión y adquisición hasta que los sistemas SAP se transfieran a los sistemas del adquirente. Lo ideal es que el software y los análisis basados en reglas en las fases de preparación y diligencia debida ayuden a estimar la complejidad, el calendario y el costo de la migración a SAP y de cualquier integración posterior a la fusión”, dice Hüther. “Los servicios y paquetes predefinidos garantizan la confiabilidad de la planificación y minimizan el riesgo”.

De este modo, se pueden evitar complicaciones como un tiempo de inactividad prolongado del sistema de TI, que, al fin y al cabo, pueden afectar gravemente a las empresas debido a los elevados costos que conllevan.

“Partiendo de la información del análisis, el departamento de TI del comprador puede poner manos a la obra mucho más rápido y de forma más cualificada que sin la ayuda automatizada”, dice Hüther. “A menudo, el departamento de TI se ve sorprendido por un proceso de transacción y debe asumir las tareas adicionales de forma inesperada. Reducir el esfuerzo manual, así como añadir una planificación y simulación basadas en datos y hechos, en combinación con una creación de hojas de ruta asistida automáticamente, alivia la carga de todas las partes implicadas”.

En general, una implementación rápida y segura garantiza la agilidad de la organización, un requisito importante para posicionar a la empresa para el futuro, especialmente en tiempos de crisis.