Carve-out: Erfolgsfaktoren für die Trennung von IT-Systemen

Nachdem M&A-Projekte aufgrund von Corona, dem Brexit-Verfahren oder Handelsspannungen zwischen den USA und China vielfach ausgesetzt waren, soll es 2021 wieder zu einem deutlichen Anstieg der Aktivitäten kommen. Experten zufolge wächst insbesondere der Markt für Carve-outs. Doch wie lässt sich ein Unternehmensbereich aus einer bestehenden Organisation herauslösen? Und das möglichst schnell und sicher? Wir stellen die wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Trennung von IT-Systemen vor.

Unternehmen entscheiden sich wieder häufiger dafür, einzelne Geschäftsbereiche auszugliedern, abzuspalten oder zu verkaufen. Einige trennen sich von Unternehmenseinheiten, um sich auf das eigentliche Kerngeschäft zu fokussieren, das neue Kapital anderswo zu investieren oder – angesichts der Viruskrise – die eigene Liquidität zu erhalten. Andere lösen einzelne Niederlassungen aus ihrem zentralen SAP ERP-System heraus, weil sie Geschäftsprozesse besser an lokale Märkte anpassen wollen.

Unabhängig von den Gründen erweist sich ein Carve-out als enorme Herausforderung. Weitreichende organisatorische und prozessuale Veränderungen müssen bewältigt werden. Auch aus IT-Sicht ist es anspruchsvoll, einen Unternehmensteil aus einer bestehenden Organisation auszugliedern. „Die Zeiträume für die operativen Tätigkeiten der Unternehmens-IT sind bei M&A-Transaktionen aufgrund der Verschwiegenheitsvereinbarungen während der Deal-Vorbereitung kurz – und sie werden immer kürzer“, weiß Frank Hüther, Vice President of Services Central Europe bei SNP Schneider-Neureither & Partner. „Nicht selten ist der Börsengang von zwei neuen Firmen bereits beschlossen und verkündet, während die Workshops zur Erstellung des Migrationskonzeptes noch nicht einmal terminiert wurden.“

Mit diesen Tipps bringen Sie das Transformationsvorhaben sicher und termingerecht ans Ziel:

Carve-out: Regeln kennen und beachten

Bei der Ausgliederung von Unternehmenseinheiten stehen neben der Restrukturierung bestehender Systemlandschaften die Daten im Fokus – denn die IT bildet das Rückgrat nahezu aller Geschäftstätigkeiten. Entscheider fragen sich, welche Daten migriert werden müssen, können und dürfen – und welche historischen Daten archiviert werden sollten. Bei der Projektplanung und -umsetzung gilt es nicht wenige Vorgaben zu befolgen. Diese Regeln müssen bei der Datenselektion und -migration unbedingt berücksichtigt werden, um den laufenden Geschäftsbetrieb weitestgehend störungsfrei zu halten sowie rechtlichen Anforderungen und Fristen zu entsprechen. Andernfalls drohen hohe Strafzahlungen.

IT frühzeitig einbinden, IT-Business-Alignment intensivieren

Wenngleich die Entscheidung für einen Carve-out Chefsache ist, muss die IT-Abteilung frühzeitig in das Reorganisationsprojekt eingebunden werden. Die IT-Experten übernehmen bei der Ausgliederung eines Unternehmensbereiches eine Schlüsselfunktion und sollten spätestens bei der Entwicklung der Transformationsstrategie einbezogen werden, um das Vorgehen aktiv mitgestalten zu können.

„In der Praxis wird die IT-Abteilung oft erst nach Vertragsabschluss im Rahmen des Transition Service Agreements (TSA) eingebunden“, so Hüther. „Sie muss dann kurzfristig die Übernahme der IT-Infrastruktur und insbesondere der Systeme und Daten in die bereits vorhandene Unternehmens-IT gewährleisten.“

Darüber hinaus hat sich gezeigt, dass Carve-out-Projekte vor allem dann erfolgreich abgeschlossen werden, wenn das IT-Team im engen Austausch mit den Fachabteilungen steht. Je ausgeprägter das sogenannte Business-IT-Alignment, desto flexibler lassen sich erforderliche Veränderungen an der IT-Architektur umsetzen sowie Reibungsverluste vermeiden.

Erfahrene Mitarbeiter mit Projektmanagement betrauen

Bei einem Carve-out-Projekt gilt es stets die Dimensionen Zeit, Komplexität und Budget im Blick zu behalten. Entscheider sollten die Projektleitung deshalb in die Hände von Mitarbeitern geben, die neben IT- und Projektmanagement-Erfahrung über Kenntnisse der speziellen Herausforderungen von Transformationsprojekten verfügen. Oftmals empfiehlt es sich, Projektverantwortliche von anderen Aufgaben freizustellen, damit sie sich auf die Planung der Vorbereitungsphase sowie der strikt terminierten Projektlaufzeit fokussieren können.

Parallel dazu müssen Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen koordiniert werden, die in dem Teilungsprozess als Datenlieferanten fungieren und in Workstreams mit festen Abgabeterminen arbeiten. Zu den Aufgaben des Projektmanagements gehört es darüber hinaus, die gesamte Belegschaft ab Bekanntgabe des Carve-outs transparent und kontinuierlich über den Stand des Projektes zu unterrichten, um mögliche Widerstände abzubauen.

Externe Beratungskompetenz hinzuziehen

Nicht selten wird der Aufwand eines Trennungsvorhaben unterschätzt – es stellt sich erst im Projektverlauf heraus, dass der erhöhte Ressourcenbedarf nicht intern gedeckt werden kann. Auch das Ausmaß der notwendigen technischen Veränderungen wird im Vorfeld oft falsch eingeschätzt. „An diesem Punkt benötigen die Unternehmen schnelle und kompetente Unterstützung von einem erfahrenen Experten wie SNP“, sagt Hüther.

Bei der Auswahl sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass der Anbieter auf Carve-outs spezialisiert ist: Der ideale Partner verfügt über umfassende Expertise in den Bereichen Datenmigration, Change Management, SAP- und Projektberatung und setzt eine innovative Methodik und IT-Lösung ein, mit der sich das gesamte Projekt präzise vorhersagen und planen lässt.

Transformationssoftware und Methodik mit Bedacht wählen

Die Wahl der Transformationsplattform, mit der die Datenmigration ermöglicht werden soll, erweist sich als wesentlicher Erfolgsfaktor für das gesamte Projekt. „Die IT-Lösung sollte vom Beginn eines M&A-Projekts bis zur Übernahme der SAP-Systeme in die Systeme des Käufers unterstützen. Idealerweise helfen Software und regelbasierte Analysen in der Vorbereitungs- und Due-Dilligence-Phase bei der Einschätzung der Komplexität, des Zeitplans und der Kosten für die SAP-Migration und einer eventuellen Post-Merger-Integration“, sagt Hüther. „Mithilfe vordefinierter Services und Packages werden Planungssicherheit und Risikominimierung erreicht.“

So lassen sich Komplikationen wie etwa längere Ausfallzeiten von IT-Systemen vermeiden – diese können Unternehmen aufgrund der folglich entstehenden hohen Kosten empfindlich treffen.„Auf Basis der Informationen aus der Analyse kann die IT-Abteilung des Käufers viel schneller und qualifizierter „up-to-speed“ kommen als ohne maschinelle Unterstützung“, so Hüther. „Die IT-Abteilung wird oft von einem Transaktionsprozess überrascht und muss die zusätzlichen Aufgaben unerwartet schultern. Die Reduktion des manuellen Aufwandes, eine daten- und faktenbasierte Planung und Simulation sowie die maschinell unterstützte optimale Roadmap-Erstellung entlasten alle Beteiligten.“

Insgesamt sichert die schnelle und sichere Umsetzung die Agilität des eigenen Unternehmens – eine wichtige Voraussetzung, um sich gerade in Krisenzeiten zukunftsfähig aufzustellen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir auf dem MR BLUEFIELD-Blog für alle Personengruppen die männliche Form, wobei wir darin ausdrücklich weibliche und diverse Menschen inkludieren.