So automatisieren Sie die SAP-Archivierung

Von unseren Kunden hören wir oft, dass sie sich im Spannungsfeld zwischen Innovation und Aufrechterhaltung ihrer Systeme befinden. Während neue Initiativen oft im Vordergrund stehen, wird die Systemwartung, einschließlich der Datenarchivierung, oft als weniger wichtig angesehen. Die Datenarchivierung ist komplex und ressourcenintensiv. Wird sie jedoch vernachlässigt, wirkt sich dies langfristig negativ auf die Performance und Kosten des Systems aus. Die Archivierung ist das digitale Äquivalent zur Entrümpelung Ihrer Garage: Eine Notwendigkeit, die immer wieder aufgeschoben wird, bis das Chaos unüberschaubar wird.

Aber was wäre, wenn Sie all das automatisieren könnten, sodass die gesamte Archivierung nicht mehr nur Kopfzerbrechen bereitet, sondern zu einem strategischen Vorteil wird? Ein schlankes und sauberes SAP-System spart Kosten für HANA-Lizenzen, reduziert den Wartungsaufwand und schafft eine agilere und wettbewerbsfähigere Unternehmenslandschaft.

In diesem Blogpost erörtern wir, warum manche Archivierungsaufgaben so unbeliebt sind und wie man sie durch Automatisierung zügig abhakt.

Archivierungspotenziale freisetzen: die hohe Kunst, Nachzügler zu identifizieren und zu beseitigen

Bei SAP-Archivierungsprojekten stehen viele Unternehmen oft vor der gleichen Herausforderung: Nachzügler bei der Archivierung. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ihr SAP-Finanzbeleg bleibt offen und wird nicht wie gewünscht archiviert. Das Ergebnis? Ein Engpass bei der Archivierung, der Ihr Unternehmen daran hindert, das Archivierungspotenzial voll auszuschöpfen und die damit verbundenen Vorteile zu nutzen.

Was sind Nachzügler?

 Da sich ERP-Systeme weiterentwickeln und riesige Datenmengen anhäufen, wird eine effiziente Archivierung immer wichtiger. Nachzügler sind wie ungebetene Gäste und stören einen reibungslosen Ablauf der Archivierung. Sie zeigen sich oft in Form von offenen Belegen, offenen Transaktionen oder ungelösten Datensätzen, die herkömmlichen Archivierungsverfahren trotzen. Für ein einziges zu archivierendes Archivierungsobjekt (z. B. das Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT für die Archivierung von SAP-Finanzbelegen) kann es mehr als 30 Nachzügler geben, die die Archivierung blockieren. Die Anwendung von 10 Archivierungsobjekten für eine deutliche Reduzierung des SAP-Footprint kann es ermöglichen, etwa 300 verschiedene Nachzügler zu identifizieren und einige davon zu beseitigen.

Nachzügleranalyse: die Vorteile von SNP Outboard ERP Archiving 

Dank hochentwickelter Algorithmen und intelligenter Analysen identifiziert die Software nicht nur Nachzügler, sondern empfiehlt auch Maßnahmen zur strategischen Bereinigung Ihres ERP-Systems. So schlägt SNP Outboard ERP Archiving beispielsweise die Schließung offener Finanzbelege vor oder erleichtert die Verarbeitung ausstehender Transaktionen, sodass alle Nachzügler beseitigt werden.

Beispiel für die Nachzügleranalyse in SNP Outboard ERP Archiving

Das Ergebnis: ein erhöhtes Archivierungspotenzial

Schaut man sich die Funktionen von SNP Outboard ERP Archiving genauer an, stellt man fest, dass die Identifizierung und Beseitigung von Nachzüglern grundlegend für die Maximierung des Archivierungspotenzials ist. Durch eine erfolgreiche Archivierung können Unternehmen von zahlreichen Vorteilen profitieren, wie einer verbesserten Systemleistung, geringeren Speicherkosten und einer insgesamt verbesserten Effizienz.

Rationalisierung der Archivierung: automatisierte Archivierungsläufe mit SNP Outboard ERP Archiving

Der Weg von der Einrichtung bis zur Umsetzung der SAP-Archivierung kann anspruchsvoll sein, insbesondere wenn man vor der Herausforderung steht, Tausende von Archivierungsvarianten manuell anzulegen. Die Notwendigkeit eines gesetzeskonformen Retention Managements erhöht die Komplexität zusätzlich und erfordert gut abgestimmte Archivierungsvarianten, um eine präzise Löschung der Daten nach deren Lebenszyklus sicherzustellen. Denn da liegt der Knackpunkt hinsichtlich Effizienz, bei dem traditionelle manuelle Vorgehensweisen oft unzureichend sind.

Manuelle Erstellung von Varianten vs. Massenarchivierung

Bei der Einrichtung der Archivierung stehen SAP-Berater vor der mühsamen Aufgabe, eine überwältigende Anzahl von Archivierungsvarianten manuell anzulegen und zu verwalten. Dieser minuziöse Prozess wird durch die Notwendigkeit eines konsistenten Retention Managements weiter verkompliziert, bei dem kleine, spezifische Varianten erstellt werden: eine für jedes Geschäftsjahr und jede Organisationseinheit (z. B. Buchungskreis).

Massenarchivierung: Automatisierung der Archivierung durch einen Wizard
Mit der Massenarchivierung, die Bestandteil von SNP Outboard ERP Archiving ist, gehört die manuelle Erstellung von Varianten der Vergangenheit an. Unsere hochmoderne Software revolutioniert die Archivierung. Von einem konsistenten Retention Management bis hin zur Beseitigung des Risikos menschlicher Fehler reduziert die Software manuelle Aufwände und ermöglicht es, dass Sie sich auf Innovationen konzentrieren können, während sie sich um den Rest kümmert.

Regelmäßige Archivierung: automatisiert und überwacht mit SNP Outboard ERP Archivierung

Eine SAP-Datenarchivierung kann sich für Unternehmen zunächst wie ein großer Gewinn anfühlen, da das System von der Last historischer Daten befreit wird. Die eigentliche Herausforderung besteht jedoch darin, diese neu gewonnene Ordnung auf Dauer aufrechtzuerhalten. Trotz aller Bemühungen hadern viele Unternehmen mit der ressourcenintensiven Aufgabe, regelmäßige Archivierungsläufe durchzuführen und zu überwachen, um ein durchgängig schlankes und effizientes System zu erhalten.

Ein Fass ohne Boden? Systeme schlank halten

Nach dem anfänglichen Erfolg einer Archivierung sehen sich Unternehmen oft mit begrenzten Ressourcen konfrontiert. Die Durchführung und Überwachung regelmäßiger Archivierungsläufe für eine konsistente Bereinigung historischer Daten ist eine weitere Herausforderung, die Ressourcen und eine regelmäßige Einplanung erfordert.

Kalenderansicht: Regelmäßige Archivierung im Handumdrehen

Diese innovative Funktion dient als Kommandozentrale für die Durchführung und Überwachung von regelmäßigen Archivierungsläufen. Der Kalender bietet einen umfassenden Überblick über anstehende Archivierungsaktivitäten und ermöglicht es Unternehmen, Housekeeping- und Archivierungsaufgaben in ihrer komplexen SAP-Landschaft von einer einzigen, zentralen Plattform aus zu visualisieren, einzuplanen und zu koordinieren.

Beispiel für die Kalenderansicht einer laufenden Archivierung: Die Kalenderansicht von SNP Outboard ERP Archiving ist ein strategisches Tool, mit dem Unternehmen ihre Systeme proaktiv schlank halten können, um weiteres Datenwachstum und Leistungsprobleme zu vermeiden.

Zusammenfassung

Von der Verwaltung von Nachzüglern über die Automatisierung von Archivierungsläufen bis hin zur nahtlosen Ausführung und Überwachung regelmäßiger Archivierungen: Unsere innovative Lösung dient als Katalysator für Effizienz und Systemoptimierung. SNP Outboard ERP Archiving beseitigt nicht nur manuelle Aktivitäten, sondern enthält auch eine Kalenderansicht, die als Kommandozentrale für die strategische Planung und Ausführung dient. Das Ergebnis ist eine schlanke, saubere und optimierte SAP-Landschaft, die Unternehmen von Ressourcenbeschränkungen befreit und es ermöglicht, die Komplexität der Archivierung mit beispielloser Leichtigkeit und Präzision zu bewältigen.